相手をイメージすること

昨日 労働局の専用窓口に「雇用調整助成金」の支給申請に行きました。申請書類として厚生労働省が定めた4種類の様式の用紙と確認書類として社内で使っている出勤表や給与の明細のコピーも提出が義務付けられています。厚生労働省が定めた様式はHPからExcelファイルをダウンロードしたものに入力してプリントしたものを提出するため企業によって差が生じることはほとんどありません。

しかし、各社独自で作成する出勤表や給与の明細は 工夫する余地がたくさんあります。ちょっと自慢になりますが、窓口で対応して下さった職員さんから「わかりやすいですね」と褒めていただくことが出来ました。雇用調整助成金の申請件数は7月21日の時点で555,920件です。(厚生労働省HPより) それを各都道府県の労働局職員が審査する訳ですから、「わかりやすい」資料を提出する方が審査担当者の負担も軽減できます。具体的に少し例を挙げると、

1.申請様式に記載した社員と同じ順番で給与明細のコピーを作成する

2.申請に関連する項目にはマーカーで目印を付ける

などです。分かりやすい書類を作成することは審査担当者の負担を軽減して審査が早く通ることになりますし、会社にとっては給付金が早く振り込まれて資金のやり繰りが助けられることにもなります。これは仕事をする上でも、就職活動でも大切なことですが、受け手(相手)をイメージして、より理解しやすい形で伝えることで 相手の負担を減らすことが出来るし、結果として自分の印象も良くなります。「相手をイメージして行動すること」は何においても重要です。